Überfluss an Informationen und trotzdem keine relevante gefunden? Das kommt in jedem Unternehmen vor, auch in diesen, wo Informationen, Projekte und Themen bis jetzt sehr gut organisiert waren, z.B. mit SharePoint. Die neuen Hub Sites sollen dabei helfen, Informationen noch besser zu finden. Und wie?
In vielen Unternehmen gibt es Dutzende von internen Websites für Projekte, für Abteilungen oder für wichtige organisationsübergreifende Themen. Alsbald ein Unternehmen gewachsen ist, wird das manchmal zum Problem, weil es am Überblick mangelt und die gesuchten Inhalte plötzlich nur mühsam zu finden sind. Und das ist gar nicht im Sinne einer modernen Collaboration. Dafür gibt es seit März 2018 eine Neuerung in Office 365 SharePoint – die Hub Sites – eine Funktion, die zuerst für Targeted Release Kunden bestimmt ist.
Um einen Mehrwert in der Zusammenarbeit zu schaffen, müssen Informationen und Inhalte logisch und intuitiv organisiert werden. Und dies versprechen die Hub Sites. Andernfalls wird aus Mehrwert eine Mehrarbeit. Mit Hub Sites kann man mehrere Intranetseiten auf nur einer Seite kombiniert darstellen und die relevanten Inhalte zusammenbringen. Der Vorteil der Neuerung liegt auf der Hand, Schluss mit Suche nach gewünschten Informationen, Personen oder Dokumenten auf den einzelnen Seiten und mit dieser Zeitverschwendung. Darüber hinaus werden die Hub Sites in einem konsistenten Look and Feel dargestellt und die Suche innerhalb der aggregierten Seiten funktioniert sehr gut.
Zusammenhängende Themen können jetzt leichter dargestellt und den gewünschten Personen oder Abteilungen zur Verfügung gestellt werden. Z.B. eine Hub Site der HR Abteilung kann Informationen aus anderen SharePoint Seiten (wie on-boarding Prozesse, Organigramme und Zuständigkeiten, interne Regeln für neue Mitarbeiter usw.) kombinieren. Eine regionale Hub Site eines Unternehmens kann Seiten zusammenbringen, die für die Region und gewisse Niederlassungen relevant sind.
Screenshot SharePoint: ‚Contoso HR Travel als Teil der Hub Site.‘
Die wichtigsten Vorteile dieser Funktion sind vor allem:
- Effizientere Suche nach Informationen auf den verwandten SharePoint Seiten
- Schnelle Distribution der Inhalte und Mitteilungen für alle verwandten Seiten auf einer Stelle
- Bessere und schnellere Navigation bereichsübergreifend
- Darüber hinaus sind die Hub Sites für die Administratoren einfacher zu verwalten. Bei einer organisatorischen Änderung, kann eine Hub Site neu zusammengestellt werden, samt Berechtigungen.
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