Welchen Beitrag leistet Office 365, Virtualisierung Technologie oder Remote Desktop im Geschäftsalltag in Zeiten von Coronavirus und über unsere konkreten Angebote dazu, erfahren Sie in unserem Blog.

Die letzten weltweiten Entwicklungen bezüglich der Ausbreitung des Coronavirus zeigen, wie schnell sich das gewohnte gesellschaftliche und wirtschaftliche globale Leben ändern kann. Ganze Regionen, sogar Länder, werden von der Welt abgeschottet. Museen, Schulen und Universitäten schließen vorübergehend die Pforten. Unternehmen (mitunter Google, Microsoft, National Bank) ordnen ihren Mitarbeitern Home-Office an. Aber nicht alle Organisationen sind dafür technologisch oder businesstechnisch ausgerichtet. Hier ist die entsprechende IT-Infrastruktur gemeint, damit die Zusammenarbeit und sichere Kommunikation in solchen Fällen weiterhin ungehindert ablaufen kann.

Office 365 wird bereits in sehr vielen Unternehmen eingesetzt und ist ein gutes Beispiel dafür, wie die analogen Prozesse verbessert und digital fließen können. So hilft dies auch immens, angesichts dieser Coronavirus-Epidemie, die Arbeitsprozesse weiter aufrecht zu erhalten.

 

Wie tragen die Office 365 Apps konkret dazu bei?

 

• Exchange Online, Outlook

Zugang zu E-Mails, E-Mail-Konten und deren Administration von überall

• Office Apps

Microsoft Office wird oft schnell mit Word, Excel und PowerPoint gleichgesetzt. Wobei, es ist inzwischen so viel mehr als das. Die Office Programme müssen nicht unbedingt lokal am Laptop oder PC installiert sein, um diese nutzen zu können. Sie sind im Office365 Account online wie offline zu verwenden, mit einem Microsoft Live-Konto sogar kostenlos.

• Microsoft Teams

Teams ist eine sehr erfolgreiche App. Sie bildet ein virtuellen Besprechungsraum für Projektteams und ist eine zentrale Stelle mit umfangreichen Kommunikationstools, auch externen wie Trello, Zoom, Cisco Webex, Zoho, MS Dynamic365, ServiceNow und 140 weitere Apps. Dort tauscht man schnelle Chat-Nachrichten aus, man kann die Kollegen über etwas in Kenntnis setzen oder selber eine Frage in die Runde stellen oder auch E-Mails an ganze Projektteams senden. Benötigte Unterlagen können dort zentral abgelegt und von allen bearbeitet werden. In jeder Teams-Umgebung gibt es ein Notizbuch – OneNote, wo Besprechungsprotokolle oder Ideen z.B. als Text, Bild, Video, Links und Zeichnung abgelegt und leicht strukturiert werden können. Teams, wie alle anderen Office 365 Apps auch, ist vollfunktionsfähig geräteunabhängig und überall online verfügbar. Eine weitere wichtige Komponente in Teams ist Skype.

• Skype/Teams

In der letzten Zeit wurden alle altbewehrten Skype-Funktionen in Teams integriert bzw. übernommen (siehe auch weiteren Blogbeitrag darüber) (für Teambesprechungen, Meetings, Videokonferenzen, Chat oder Bildschirm-Sharing). Auch in den Schulen und auf Unis werden Skype-Funktionen genutzt. In Ausnahmesituationen, wie diese aktuell mit dem Coronavirus, wird der Unterricht durch Skype fortgeführt.

• Whiteboard

Das Whiteboard ist ein relativ neuer Zugang in der MS Apps Familie, die für Co-Kreation verwendet wird. Die Teilnehmer können während einer online Besprechung den Präsentationslead und z.B. das ‚Zeichnen‘ übernehmen und die präsentierten Inhalte um eigene Ideen ergänzen. Einige Details darüber gibt es in diesem Blogartikel.

• Planner

Weil die Teams auch andere Tools einbinden kann, wird oft der Planner mit Teams verwendet. Dort werden ToDos festgehalten und die Projektteams über den aktuellen Status der Projekte und Arbeitsteilung informiert. Über Integration von Planner mit Outlook Kalender haben wir bereits in folgendem Artikel berichtet.

• OneDrive

OneDrive ist ein zentraler Speicher für alle Projektunterlagen, die, je nach Berechtigung, bearbeitet/gelesen/heruntergeladen werden können und von überall zugänglich sind. Und wenn die Notwendigkeit dazu besteht auch während der Quarantäne im Hotelzimmer am Urlaubsort.

• Integration mit nicht-Office 365 Apps

Office 365 ist bereits sehr erfolggekrönt und wird von immer mehr Unternehmen genutzt und gelebt. Dennoch gibt es User, die keine Office365 Lizenz haben. Wenn das der Fall ist, dass ein externer Projektkollege oder Geschäftspartner keine Office 365-Lizenz hat, kann dieser trotzdem in Projekten mitarbeiten im Rahmen der ihm vom Administrator vergebenen Berechtigungen und Compliance Regelungen.

Das sind nur wenige Beispiele dafür, wie der Betrieb dank der Digitalisierung trotz Krisen weitergeführt werden kann, wo eine Unterbrechung sonst schwere wirtschaftliche Konsequenzen auf das gesamte Unternehmen haben könnte.

 

Welche Chancen verbergen sich hinter dem Covid-19?

Zugegeben, niemand möchte sich durch schwere Zeiten durchkämpfen. Aber so schwer das auch fällt, Krisen decken ungeschminkt Systemschwächen auf und bieten eine ultimative Chance an, diese zu beseitigen.

Viele Unternehmen sind nun gezwungen, eigene Digitalisierungsstrategien auf den Prüfstand zu stellen und diese vollumfänglich zu leben. Einige haben sogar die notwendigen Apps und Systeme, nutzen sie aber nicht bzw. nur einen Bruchteil davon, weil der Geschäftsalltag immer noch rund um E-Mails und Präsenzmeetings organisiert ist. Jetzt bekommen alle eine Gelegenheit, die Arbeitsprozesse und Kommunikation mehr digital zu gestalten und die IT-Infrastruktur moderner und weniger fragil zu machen. Die Aspekte, wie z.B. die Unternehmenskultur mit der Nutzung der Technologie oder Regelung aller arbeitsrechtlichen Fragen bezüglich der Heimarbeit in Zeiten wie diesen, scheinen wieder sehr relevant zu sein.

 

Unser virusfestes Angebot für das Home-Office

Angesichts der aktuellen Situation und auch Notwendigkeit möchten wir Sie dort unterstützen, wo es darum geht, die Zusammenarbeit und die tägliche Kommunikation nahtlos fortzuführen, inkl. Apps, virtuellem Arbeitsplatz und sicherer und stabiler Verbindung mit dem Firmennetzwerk.

• Als Microsoft Partner weisen wir auf das Angebot bezüglich der Nutzung von Microsoft Teams 6 Monate lang gratis hin.
• Darüber hinaus bieten wir die nötigen sicheren und stabilen Lösungen für das Teleworking basierend auf Fortinet Technologie. Die Mitarbeiter erhalten den geschützten Zugang zu dem Firmennetzwerk von überall durch die VPN Verbindung und 2-fache Authentifizierung mit FortiToken.
• Wenn es schnell gehen muss und ein Arbeitsplatz im Home-Office eingerichtet werden soll, ist der Windows Virtual Desktop gefragt. Der Dienst für die Desktop- und App-Virtualisierung wird in der Azure Cloud ausgeführt, daher kann innerhalb von Minuten eingerichtet oder erweitert werden und beinhaltet eine komplette Infrastruktur (inkl. Windows 10, Optimierungen für Office 365 Pro, Unterstützung für Remotedesktop Services, Virtual Desktop Infrastruktur (VDI). Der Arbeitsort macht bei solcher Infrastruktur keinen Unterschied mehr.
• Auch Virtualschool bietet allen Schulen, die derzeit keine Lösung für Onlineschulungen haben, für die Zeit der Corona Krise ihre Virtualschool – Lösung kostenlos an. Der Zeitraum der kostenlosen Nutzung dauert bis zur Wiederherstellung des normalen Vor-Ort Unterrichts bzw.  mindestens bis zum 31.8.2020. Damit können für alle SchülerInnen aus Sokrates (etc.) heraus, Benutzerkonten und Office365 Konten erstellt werden, mit denen über Microsoft Teams und Office365-Webmail in der Zeit des Fernunterrichts unterrichtet werden kann.

Wenn Sie sich Fragen stellen, wie Sie noch besser durch die Krisenzeit navigieren können, cloud and more Consulting hilft gerne bei Digitalisierungsfragen, sowie bei Auswahl der passenden Lösung, vor allem wenn es um Microsoft Office 365 (Lizenzierung, Implementierung, Schulung) und um die zukunftsfähige IT-Infrastruktur inkl. Virtualisierung- und Netzwerktechnologie geht. Auch für die Schulen und Bildungseinrichtungen haben wir eine passende Lösung – Virtualschool, die in einer Live-Demo ausprobiert werden kann. Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihre Kontaktanfrage.

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