Die Office 365 Gruppen sind in der Microsoft Office 365 Familie bereits seit längerer Zeit verfügbar und stellen, vereinfacht gesagt, einen gemeinsamen Arbeitsbereich dar. Der Bereich stellt den Gruppenteilnehmern einen Kalender für gemeinsame Aktivitäten, einen Speicherplatz für Dokumente, Konversationen und Gesprächsnotizen zur Verfügung. Die Gruppen waren bis jetzt im Outlook 2016 und über eine WebApp verfügbar. Jetzt gibt es die Office 365 Gruppen auf mobilen Geräten mit einem iOS oder Android Betriebssystem und für Mac.
Es ist wichtig dabei zu erwähnen, dass die Office 365 Gruppen als eine Grundlage zu verstehen sind. Sie ermöglichen Ihnen das Erstellen einer Gruppe in einer Applikation Ihrer Wahl. Diese Unternehmen, wo E-Mail immer noch als das führende Tool für Collaboration ist, mögen die Gruppen in Outlook kreieren. Wichtig dabei ist, dass die Entscheidung, wo eine Gruppe erstellt wird, liegt einzig und alleine bei Ihnen.
Für Office 356 ist es wesentlich, dass jede Person eine Gruppe kreieren kann um mit anderen innerhalb weniger Sekunden zusammen arbeiten zu können.
Die Gruppen sollen vor allem einfach zu managen sein, sowohl für die Nutzer als auch für die IT Admins.
Für Administratoren können folgende Funktionen interessant sein:
- Wiederherstellen einer Gruppe – sollte eine Gruppe versehentlich gelöscht werden, kann diese innerhalb von 30 Tagen wieder hergestellt werden und zwar mit allen dazu gehörigen Apps und Dateien.
- Speicherung der Daten – sie definiert und regelt automatisch, welche Informationen beibehalten oder gelöscht werden sollen, sobald diese nicht mehr genutzt sind.
- Labels Verwaltung – IT Administratoren können einfacher Office 365 Groups, E-malis undDokumente klassifizieren. Basierend auf dem Label Management werden die Informationenkonform mit den organisationsinternen Richtlinien verwaltet.