Microsoft fügt in der letzten Zeit viele Funktionen und Neuerungen hinzu, die zur Sicherheit der gespeicherten und geteilten Daten beiträgt. Vor allem bei Dokumenten, die außerhalb des Unternehmens geteilt werden. Und welche das sind erfahren Sie weiter.
 Das Teilen der Dokumente mit Mitarbeitern und Kollegen ist in unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.
Solange dieser Schritt innerhalb der eigener Organisation stattfindet, müssen wir uns nicht allzu viele Gedanken über die Sicherheit der geteilten Dateien machen. Aber wenn es um Teilen der Inhalte mit externen Personen geht, sieht die Situation bereits etwas anders aus.

Über Sicherheitsmaßnahmen bei Teilen der Dokumente über OneDrive oder SharePoint mit Personen außerhalb der eigenen Organisation haben wir bereits in unserem früheren Office 365 Newsletter (Office 365 Coffee Break, Ausgabe – Oktober 2017) berichtet. Nun gibt es weitere Verbesserung des Schutzes vor einem unerwünschten Zugang.

Bislang hat der Empfänger einen Link und einen Verifizierungscode zugeschickt bekommen. Der Code ist nur ein paar Minuten aktiv, sobald der Empfänger den geteilten Link angeklickt hat. Es geht hier darum, die Identität und die E-Mail Adresse der externen Person lückenlos zu prüfen. Nun verbessert Microsoft diese Prozedur ein Stück weiter. Denn es kommt eine weitere Funktion für den Administrator dazu: er kann jetzt individuell bestimmen, wie oft die externen Personen einen Verifizierungscode erhalten müssen, um erneut die E-Mail Adresse zu verifizieren. Dieser Schritt soll unsere Dateien und Ordner zusätzlich vor unbefugten Blicken schützen.

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