Beim Verschicken von vielen E-Mails am Tag fällt es leicht, einen ungewollten Fehler zu begehen, wie z.B. an falsche oder viel zu viele Empfänger zu verschicken. Denn die Funktion ‚Allen antworten‘ ist beliebt. Wobei die Kombination von Funktionen: Bcc-Empfänger und ‚Allen antworten‘ sehr schnell peinlich werden kann.
Die E-Mail ist in unserem, beruflichen wie privaten, Alltag nicht mehr wegzudenken. Im Jahr 1984 hat das Medium unsere Kommunikation revolutioniert. Seitdem ist der Outlook ein treuer Begleiter auf dieser Reise und eines der beliebtesten E-Mail-Programme aller Zeiten. Wir verschicken, und auch bekommen, Hunderte von Nachrichten … täglich. Viele davon sind nur dafür da, um informiert zu werden, wo kein weiterer Handlungsbedarf besteht, wie z.B. E-Mails, die an Cc oder Bcc verschickt wurden. Es gibt aber Situationen, wo vertrauliche Informationen übermittelt werden sollen und vorerst nur im kleineren Kreisen geteilt werden sollen. Aus diesem Grund bevorzugen wir manchmal, dass bestimmte Personen nicht mitbekommen sollen, wer noch in der Bcc Zeile eingetragen wurde. Ein Beispiel: wir verschicken eine E-Mail an einen Kollegen und an unseren Vorgesetzten in Bcc. Gleichzeitig soll der Adressat dies nicht mitbekommen, dass der Vorgesetzte ebenfalls in Kenntnis gesetzt wurde. Beim Verschicken von solchen Mails ist das kein Problem. Allerdings, wenn der Vorgesetzte (Bcc – Empfänger) über die Funktion ‚Allen antworten‘ auf diese E-Mail antwortet, werden alle Teilnehmer der Kommunikation, auf An und Cc und der Bcc -Empfänger offengelegt. Ab diesem Zeitpunkt wissen alle Beteiligten, dass der Vorgesetzte ebenfalls diese Nachricht davor bekommen hat. Und das war doch nicht die Intention der Kommunikation aus unserem Beispiel.
Microsoft hat sich eine Funktion überlegt, um solchen Situationen vorzubeugen. ‚Prompt before replying all‘ heißt die Outlook-Neuerung, die die Diskretion weiterhin gewährleisten lässt. Das funktioniert wie folgt; bevor die Funktion ‚Allen antworten‘ von Adressat in Bcc Zeile ausgeführt werden kann, wird ein Alert mit Benachrichtigung ausgelöst: diese E-Mail Adresse war ursprünglich versteckt. Wenn sie „An alle“ beantworten, werden auch alle erfahren, dass sie die ursprüngliche Nachricht ebenfalls erhalten haben.‘ Sollte die Bcc Adresse und der Adressat weiterhin geheim bleiben, empfiehlt sich die E-Mail Adressen der Empfänger manuell einzutragen.
Outlook Mitteilung bei ‚Allen antworten‘ und Bcc Empfänger
Der Schritt soll in Zukunft vor ungewollten Missgeschicken und vor allem unangenehmen Folgen und Diskussionen beim Umgang mit vertraulichen Informationen schützen. Denn solche Situationen, insbesondere bei größeren Organisationen, passieren öfter als man denkt.
Hören Sie sich bereits Ihre E-Mails an?
Immer öfter werden wir mit Sprachassistenten oder Sprachsuche konfrontiert. Wir lassen Alexa oder Cortana für uns etwas bestellen oder Informationen aussuchen. Warum eigentlich nicht E-Mails vorlesen? Diese Frage haben sich Produktentwickler von Microsoft gestellt und bereits Antwort und Lösung dafür gefunden. Dieser Trend wurde aufgenommen und die E-Mails können nun statt aktiv gelesen, passiv angehört werden. Wer es ausprobieren mag, diese Funktion ist für alle Office-Insider verfügbar und kann aktiviert werden. Sie gehen zu File –>Options –> Ease of Access und dann Show Read Aloud. Danach erscheint diese Funktion als ‚Speech Read Aloud‘ Element im Outlook Startmenü und kann verwendet werden.
Haben Sie schon gewusst?
Täglich nutzen wir diese Funktionen und verschicken E-Mails in Kopie oder Blindkopie. Aber woher kommen diese Bezeichnungen Cc und Bcc?
- Cc steht für engl. Carbon Copy und
- Bcc für engl. Blind Carbon Copy, Blindkopie
Diese Begriffe stammen noch aus der früheren Zeit der Textverarbeitung, wenn Kohlepapier verwendet wurde. Das Kohlepapier wurde zwischen Schreibmaschinen-Seiten gelegt und durch den Anschlag der Schreibmaschine färbte das Kohlepapier das Blatt. Auf diese Weise sind Kopien von Dokumenten erstellt worden.
Empfänger einer Blindkopie (BCC) bekamen ebenfalls eine Kopie der Nachricht. Der Unterschied ist, dass alle andere Empfänger dies nicht sehen konnten. Das sagt auch der Name ‚Blindkopie‘.
Heutzutage wird die BCC Funktion oft missbräuchlich zum Verschicken von Spam verwendet. Das kann der Grund sein, warum E-Mails mit vielen Empfänger in BCC manchmal verspätet oder auch nie ankommen bzw. in Spam Ordner landen.